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guía de empresas
   
 
I. Cómo crear una empresa
El proyecto
Fichas informativas:
II. Cómo acceder a subvenciones
Castilla-La Mancha
 
 

 

 

 

 

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Autoempleo > Guía de creación de empresas



La realización del proyecto consiste en desarrollar, por escrito, la actividad económica de nuestra futura empresa: objetivos, estrategias y previsiones.
De forma simplificada, debe componerse de los siguientes elementos:

El producto

Es fundamental determinar cuál es el producto o servicio que queremos producir o prestar y analizar sus características comerciales, económicas y técnicas. Por ejemplo, si el producto es flexible y permite adaptarlo con facilidad a las necesidades cambiantes del consumidor o a las nuevas tecnologías; si es de fácil manejabilidad; si es duradero; si es una mejora de otro ya existente; si es de calidad óptima, etcétera.
También deberemos exponer qué necesidades pretendemos cubrir con nuestro producto o servicio y qué novedades o ventajas competitivas aportamos sobre otros similares ya existentes en el mercado. Es necesario identificar nuestro producto con una marca comercial.
Se ha de pensar desde un principio en conseguir una cuota mínima de clientes, para rentabilizar nuestra empresa y, para ello, deberemos ofrecer un producto atractivo al potencial cliente, dándole lo que necesita y/o motivándole para que nos compre o contrate, de ahí la importancia de estas previsiones.
El estudio del proyecto conlleva, a veces, acudir a ferias, exposiciones o instituciones, y observar qué novedades se están presentando en el sector y qué experimentaciones de prototipos y planes concertados de investigación y desarrollo se están ejecutando, para prever en lo posible la evolución del producto, incluso si existen nuevas alternativas o sustitutivos del mismo.

El plan de producción

Después de determinar dónde vamos a vender, cómo y a cuánto, deberemos definir los medios, tanto materiales como humanos, que necesitaremos para fabricar el producto o prestar el servicio, ubicación que precise nuestra empresa, además de los legales determinados por los distintos organismos. Por ejemplo, para instalar un comercio de venta de muebles se necesita un local amplio donde poder exponer al público nuestros artículos. Si el mueble tipo es de alta calidad y precio, habrá que instalarse en un lugar céntrico y muy comercial, que será la zona donde mejor podremos captar a nuestro segmento de clientes.
Después deberemos determinar cuánto, cómo y cuándo producir o prestar el servicio.
  • Cuánto: Estará determinado por nuestra capacidad productiva en conjunción con las previsiones de ventas.
  • Cómo: Para producir esa cantidad, diseñaremos un método o sistema que, desgranando las distintas fases de la producción, nos dé el tiempo que dura cada una de ellas y los materiales que se necesitan por fases y por producto; así, podremos hacer un cálculo de previsión de aprovisionamiento de materias primas, materiales auxiliares y necesidades de almacenamiento.

    Ejemplo: Taller de zapatillas. Principales fases:
    1. Entrada de materias primas en almacén.
    2. Corte de distintas piezas.
    3. Costura de las piezas (de posible subcontratación).
    4. Pegado de suelas (de posible subcontratación).
    5. Control de calidad.
    6. Etiquetado y embalaje.
    7. Almacén de productos terminados.
  • Cuándo: Es posible que nuestro producto no tenga una demanda estable durante todo el año, generalmente siempre es así, por eso deberemos evaluar y prevenir esos cambios con estrategias alternativas que eviten la desocupación, que puede ser de dos tipos:
    1. Estrategia Pasiva.
      Consiste en establecer distintos ritmos de producción y sus correspondientes niveles de compras y existencias, según las distintas fases del ciclo productivo, así como adecuar la contratación del personal a las mismas, mediante contratos temporales.
    2. Estrategia Activa.
      Consiste en la búsqueda de productos complementarios para los periodos de baja producción (ejemplo: En una empresa de calefacción, aparatos de aire acondicionado), o en la animación de la demanda en esos periodos con políticas de ofertas publicitarias (ejemplo: En una empresa de helados, campaña publicitaria en invierno, lanzando un helado de hierbas digestivas como postre ideal para comidas copiosas).

Es parte fundamental dentro del Plan de Producción determinar el volumen óptimo de stock o de existencias en nuestro almacén, así como el método que vamos a utilizar para realizar el aprovisionamiento de materias primas.
  • Aprovisionamiento: Mediante el Plan de Operaciones habremos determinado cuántas materias primas vamos a necesitar y cuándo. Con esos datos podremos prever un plan de compras, en concordancia con la demanda prevista y los plazos de entrega que nos marquemos. Habremos de contactar con los proveedores del sector, y determinar si nos pueden suministrar las cantidades que vamos a necesitar y en qué condiciones de entrega y de pago.
    Así, homogeneizaremos las exigencias de la demanda con nuestra capacidad disponible, y nuestra tesorería (dinero líquido) con los pagos. También deberemos valorar la idea de crear un stock de seguridad para pedidos imprevistos, dado que es muy importante la imagen de servicio rápido y seguro que se debe infundir al cliente.
    En el tema de elección de proveedores es muy importante saber quiénes son los principales proveedores del mercado, su volumen y calidad de los productos que suministran, y si son empresas participadas por otras con las que vamos a competir en el sector en el que queremos introducirnos.
  • Almacenamiento: En función del estudio de aprovisionamiento, haremos un cálculo de almacén, tanto de materias primas como de productos semiterminados y terminados. Así podremos ver el espacio que necesitamos y la rapidez en el suministro o prestación de servicio al cliente, dato éste muy importante, ya que en él nos jugamos la primera imagen que va a tener el cliente de nuestra empresa.


El mercado


Al analizar el mercado, deberemos hacernos preguntas sobre tres cuestiones:

  • Situación general del mercado.
  • Situación del sector.
  • Análisis del mercado de nuestro producto.

El producto o servicio que ofrecerá nuestra futura empresa tiene un mercado que conviene localizar y cuantificar, a fin de conocer cuáles son nuestros potenciales clientes y los productos similares ya existentes, sus características, quiénes los producen y en qué cantidades, es decir, la oferta y la demanda. Para ello, podremos encontrar información en instituciones oficiales y patronales, en los proveedores y distribuidores relacionados con la actividad que vamos a desarrollar, etcétera.

En este tema, también podemos recurrir a un consulting o despacho especializado y encargar un estudio de mercado, pero esta opción casi siempre es cara, frecuentemente por encima de las posibilidades económicas del nuevo promotor, y se corre el riesgo, por no saber después interpretar correctamente el informe, de que lo realizado no sirva en gran medida a nuestras necesidades.

Por todo ello, consideramos recomendable que el promotor intente realizar personalmente la mayor parte del estudio, obteniendo así información de primera mano que le permita conocer empresas y personas del sector, los cuales pueden llegar a ser sus primeros clientes o proveedores.

En resumen, no basta con saber lo que se va a producir o qué servicio se va a prestar, sino que hay que tener previsto y casi asegurado a quién se le va a vender. Éste es un tema tan vital para la futura empresa que condicionará su viabilidad.

Después, estudiaremos cuál va a ser la evolución de ese mercado, si va en aumento o no, si es rígido o flexible y qué expectativas ofrece.

El plan comercial

Otro dato muy importante a tener en cuenta es el determinar cómo vamos a vender, es decir, cómo llegaremos al cliente-consumidor para que éste adquiera nuestro producto. Para ello necesitaremos determinar los siguientes aspectos:

  • Estrategia de producto: Qué modificaciones o complementos deben realizarse en el producto o servicio para conseguir un nivel de ventas suficiente que rentabilice nuestra actividad. Por ejemplo: la presentación (envoltorio, imagen...), comercialización, servicio post-venta, etc.
  • Estrategia de precios: Consiste en determinar el precio de venta del producto. Existen tres métodos fundamentales para el cálculo del precio del mismo.
    • En función de los costes. Lo que nos cuesta producir o prestar el servicio en pesetas, más los gastos de comercialización, más el margen o beneficio que queremos alcanzar.
    • En función de los precios de la competencia. Siempre servirán de orientación los precios del mercado.
    • En función de lo innovador que sea el producto.
      Si el producto o servicio a prestar es radicalmente novedoso, se puede partir de lo que se denomina «precio psicológico», es decir, partiendo de una encuesta realizada a nuestros futuros clientes, determinar cuánto es, para ellos, caro y barato y, en base a esa franja mínima y máxima, determinar el precio.
  • Estrategia de distribución: Consiste en determinar cómo vamos a llegar a nuestros potenciales clientes. Existen dos formas generales:
    • De forma directa: Vendiendo nosotros directamente al consumidor.
    • De forma indirecta: Vendiendo a través de intermediarios.
    Es importante determinar y cuantificar el coste de distribución, ya que es otro condicionante que influirá en el precio.

  • Estrategia de comunicación: Consiste en diseñar la forma en que vamos a dar a conocer y promocionar nuestro producto o servicio para introducirlo en el mercado. Deberemos definir la imagen que queremos que tenga el producto, así como los soportes que vamos a utilizar: el periódico, revistas, buzoneo, etc., y por el cual queremos que sea reconocido. Por ello resaltaremos las características que favorezcan su consumo. Ejemplo: En un vehículo todo terreno, su robustez y potencia.

Los recursos humanos

Una vez definida la actividad de la empresa, las instalaciones y los medios técnicos necesarios, los promotores del proyecto deberán plantearse algunas preguntas en relación con las personas que van a colaborar en el mismo.

¿Cuántas personas va a necesitar la empresa? ¿Qué cualificación deberá tener cada una de ellas? ¿Cómo efectuar la selección? ¿Qué categorías profesionales van a tener y qué responsabilidades se les va a asignar? ¿Qué formación será necesaria? ¿Qué tipo de contrato se hará a cada una de ellas? Éstas son algunas de las preguntas que se van a presentar y a las que se deberá dar respuesta a través de este apartado.

Por lo general, el equipo humano con que cuenta la empresa constituye uno de sus principales activos. Disponer de personal capacitado y adaptado a los diferentes puestos de la empresa va a ser fundamental para la marcha de la misma. Por ello, la elección de las personas necesarias debe ser objeto de una especial atención.

En primer lugar habrá que establecer las necesidades de personal que el ejercicio de la actividad proyectada va a requerir, definiendo en cada caso las características de cada puesto de trabajo y los perfiles personales y profesionales que deberán reunir las personas que los ocupen.

A continuación, será preciso analizar la oferta de mano de obra, ver dónde encontrar posibles candidatos y establecer los mecanismos de selección adecuados, que podrán realizarse por la propia empresa o recurriendo a empresas especializadas. En este terreno, las oficinas de empleo y las empresas de búsqueda y selección de personal pueden ser de gran utilidad.

Otro aspecto que se deberá contemplar es si los puestos de trabajo a ocupar van a exigir que se lleven a cabo cursos de formación o perfeccionamiento y, en su caso, si los impartirá la propia empresa o se recurrirá a empresas colaboradoras.
Finalmente, se deberá definir el tipo de contrato a establecer en cada caso y el cumplimiento de las obligaciones laborales que eso conlleva.

El plan de operaciones

El desarrollo del conjunto de operaciones y actuaciones a realizar para conseguir el arranque de la empresa presenta una cierta complejidad, fundamentalmente a causa del alto número de aquéllas y de su concentración en un tiempo limitado.

Para ello, es conveniente la realización de un plan de operaciones que:

  • Identifique todas las actividades necesarias.
  • Las ubique temporalmente.
  • Señale a las personas responsables.
  • Estime el coste de su desarrollo.
  • Describa el modo en que se van a desarrollar.

La planificación de todas las operaciones necesarias en el arranque, permitirá poder desarrollar éste con mayor eficiencia, y servirá también para tener una mejor perspectiva de tiempos.

  • Ejemplo:
    Vamos a describir un posible plan de operaciones de una empresa del sector de artes gráficas, recientemente constituida, que va a iniciar la fase de puesta en marcha.

    Lo primero será saber, a través del Ayuntamiento, si esa nave que vamos a adquirir se puede dedicar a la actividad que queremos desarrollar. Después, vendrá la adquisición de la nave, pero paralelamente podemos ir viendo la maquinaria, realizando entrevistas a futuros trabajadores... Y todo eso tendrá unas fechas, unos responsables, unos costes, etc.

En nuestro ejemplo, el plan de operaciones podría ser como el que se refleja a continuación.

El plan económico-financiero

Dentro del plan económico-financiero debemos analizar los aspectos que desarrollaremos a continuación:

  1. Inversiones necesarias.
  2. Capacidad financiera.
  3. Previsión de ventas.
  4. Previsión de gastos.
  5. Previsión de resultados.
  6. Presupuesto de tesorería.
  7. Balance.

1. Inversiones necesarias.
Se trata de calcular el espacio, maquinaria y equipo necesarios para cubrir los objetivos que nos hemos propuesto, estudiando la posibilidad de adquirirlos nuevos o de segunda mano, o recurrir al alquiler o leasing de los mismos.

La cantidad o capacidad de las máquinas y equipo a adquirir deberá estar en concordancia con nuestras previsiones de venta, no sólo a corto plazo, sino haciendo un cálculo más amplio, en previsión de la evolución del mercado al que queremos acceder.

2. Capacidad Financiera.
Una vez definidas y valoradas económicamente las inversiones, la empresa deberá encontrar los recursos necesarios para hacer frente a las mencionadas inversiones.
Estos recursos pueden proceder de varias fuentes:

    • Capital social.
    • Préstamos bancarios.
    • Leasing.
    • Créditos de acreedores.
    • Otros.

3. Previsión de Ventas.
La previsión de la venta significa estimar los ingresos probables en un futuro inmediato. Es una tarea muy difícil, pero es la clave para la ulterior prosperidad de la empresa. Los buenos gerentes dirigen su empresa sobre la base del volumen probable de ventas, y no sobre la base de la producción máxima que la misma es capaz de realizar.

Veamos ahora algunos de los métodos de previsión de ventas:

    • Método de «combinación de juicios»:
      Esta técnica combina los puntos de vista de distintas personas conocedoras del sector en cuestión.
      El empresario realizará la estimación final basándose en la combinación de juicios de todas estas personas.
    • Método de «investigación de la competencia»:
      Éste es un método de previsión de ventas a costa de nuestros competidores.
      El método consiste en observar las instalaciones de los competidores, el número de clientes que tienen y la clase de artículos que compran.
      A partir de estos datos es posible estimar aproximadamente su volumen de ventas y también evaluar cuántos clientes suyos podremos atraer a nuestra empresa.
    • Método deductivo:
      No debemos descuidar la importancia de aplicar la deducción a partir de hechos que se pueden captar con relativa facilidad. Sin embargo, éste tampoco es un método fácil y debe emplearse con mucha cautela si se quiere obtener buenos resultados. Todos tenemos tendencia a ver el futuro más brillante de lo que será realmente, y ello es particularmente cierto en el caso de los nuevos empresarios. Es mucho mejor subestimar las posibles ventas que pensar en una gran demanda para encontrarnos más tarde con que la empresa está trabajando con pérdidas.
Para aplicar cualquiera de los métodos anteriores hará falta calcular el volumen de ventas necesario para poder cubrir, al menos, los costes de la actividad, tanto fijos como variables.

4. Previsión de Gastos.
Un capítulo importantísimo a la hora de preparar nuestro proyecto es el de la previsión del gasto, ya que no sólo deberemos considerar la inversión inicial, esto es, local, maquinaria y equipo en general, sino también los costes en que vamos a incurrir para conseguir los objetivos propuestos. Para prever estos gastos deberemos echar mano de nuestro «plan de operaciones» y calcular cuánto tenemos que fabricar en cada momento, lo que nos cuesta y cuándo lo vamos a vender.

5. Previsión de Resultados.
Una vez calculado lo que se va a vender, y lo que cuesta vender esos productos (materias primas, costes de transportes, salarios, etc.), es fundamental organizar estos datos de una manera sistemática, comúnmente aceptada, para determinar si la empresa tiene beneficios o pérdidas. Con el dato de la previsión de ventas, no sólo de nuestros productos sino también de los subproductos y residuos, podremos efectuar la «cuenta de explotación provisional», que nos dirá cómo funciona nuestra empresa entre un balance y el siguiente, mostrándonos si el negocio tiene beneficios o pérdidas. Esta información nos permitirá actuar sobre determinados aspectos de la empresa que hagan posible aumentar su rentabilidad, al descubrirnos numéricamente la estructura de los costos.

6. Presupuesto de Tesorería.

Recoge las entradas y salidas efectivas de dinero que se producen en la empresa para tener una idea aproximada de en qué plazo vamos a necesitar el dinero para hacer frente a los pagos pendientes. Esta previsión nos indicará, mediante la diferencia entre cobros y pagos, la liquidez que tendremos en cada momento, pudiendo idear las oportunas medidas correctoras en caso de resultado negativo de liquidez, bien aplazando pagos o bien buscando una financiación accesoria que podamos arbitrar según la estructura de nuestra empresa, financiación que ha de amortiguar los efectos de insolvencia temporal.
Por el contrario, si el resultado es positivo, dispondremos de fondos, para los que será necesario estudiar cuál es el rendimiento más eficaz, bien mediante nuevas inversiones, bien para cubrir el déficit de períodos anteriores, o simplemente para pagar al contado a nuestros proveedores, obteniendo un descuento por pronto pago.

7. Balance.
Es un informe que expresa lo que la empresa tiene, lo que le deben y lo que debe en un momento determinado, es decir, nos muestra cuál es la estructura económica y financiera de la nueva empresa.

El balance se divide en dos grandes partes:

    • El activo (inversión o estructura económica).
      Está formado por los bienes y derechos que posee la empresa.
    • El pasivo (financiación o estructura financiera).
      Está compuesto por las obligaciones contraídas con terceros (proveedores, acreedores, bancos, etc.) y con los propietarios (capital social y beneficios no distribuidos).

Toda empresa debe mantener, desde el punto de vista financiero, un equilibrio patrimonial entre los bienes y derechos que posee (activo) y las obligaciones (pasivo).
Al fundarse la empresa, los propietarios o socios ponen un capital o fondos propios para que ésta pueda comenzar a funcionar, pero estos fondos son de los propietarios; por eso, la empresa se los debe, luego estarán en el pasivo.
Así, tenemos que el pasivo refleja lo que la empresa debe a sus propietarios (fondos o recursos propios) y lo que debe a otras personas (fondos ajenos o exigibles).
Si el negocio obtiene beneficios se van creando unas reservas que formarán parte de los fondos propios junto con el capital social.

En resumen, el pasivo expresa de quién obtiene la empresa su financiación, porque indica qué dinero se debe. Así tenemos que el pasivo de una empresa está formado por las deudas con:

    • Sus propietarios, porque aportan un capital y porque dejan en la empresa parte de los beneficios (reservas).
    • Quienes les conceden préstamos (bancos, otras entidades, etc.).
    • Los proveedores de materias primas o mercancías. En este caso, la empresa tiene un compromiso de pago o una deuda con sus proveedores.
    • Y, en general, cualquier persona o entidad a la que nuestra empresa deba dinero, ya que esta deuda actúa como fuente de financiación.
Esta financiación, tanto propia como ajena, que tiene la empresa se utiliza en adquirir aquello que necesita, por ejemplo, un local, maquinaria, mobiliario, existencias. Es lo que se denomina activo, que expresa lo que la empresa tiene, y en qué lo tiene invertido.
Es importante tener presente que en el activo también se incluye lo que nos deben nuestros clientes por aquellas operaciones o mercancías que hemos vendido, pero están pendientes de cobrar, así como otros derechos de cobro.

La contabilidad, a través del plan general contable, dispone de instrumentos denominados «cuentas», que registran las operaciones que realiza la empresa en el desarrollo normal de su actividad.

El activo se divide en: activo circulante, que es aquella parte que se convertirá en dinero en plazo breve (ejemplo: materias primas, productos terminados, lo que nos deben los clientes, bancos-cuentas corrientes, etc.), y en activo fijo o inmovilizado, que son bienes y derechos que la empresa no tiene interés en hacer líquidos a corto plazo; pueden ser de naturaleza material (terrenos, edificios, maquinaria, etc.), inmaterial o financiera.

Síntesis
En síntesis, se puede decir que la creación de una empresa debe ser entendida como un proceso en el que se suceden necesariamente, al menos, tres momentos esenciales:

  • El surgimiento de la idea.
  • La evaluación.
  • La puesta en marcha.

La primera fase, surgimiento de la idea, es un período de maduración de una idea inicial mediante una reflexión detenida, lecturas sobre el tema y su contraste con otras personas. Esta primera fase o momento finaliza cuando se es capaz de formular la idea de tal modo que, al menos, contenga claramente expresadas las respuestas a las siguientes cuestiones:

  • Quién o quiénes son los promotores.
  • Qué voy a producir/vender.
  • A quién se lo voy a vender.
  • Con qué recursos propios y/o ajenos cuento.
  • Dónde me voy a localizar.

Una vez formulada completa y correctamente la idea, es necesario evaluar la misma. Para ello, procederemos a realizar de forma escrita el plan de empresa o plan de negocio, cuyo objetivo es determinar la viabilidad técnica o teórica de nuestra idea, después de analizar detenidamente aspectos tales como el producto que se va a vender y fabricar, el mercado o los aspectos económico-financieros del nuevo negocio.

La redacción del plan de empresa puede conducir a tres conclusiones:

  • Abandono del proyecto por no viabilidad de la idea.
  • Modificación de la idea inicial.
  • Viabilidad de la idea inicial.
Las dos últimas situaciones conducen al inicio del proceso de puesta en marcha de la idea, es decir, a la creación de la empresa.

El proceso de puesta en marcha se inicia con la elección de la forma jurídica y la constitución formal de la sociedad. Continúa con la realización de los diversos trámites necesarios, en cada uno de los organismos competentes, y finalizará con el inicio de la actividad.

A continuación se recoge de forma gráfica este proceso.